Ein Request for Proposal (RfP) für eine Datenplattform legt den Grundstein für die technologische Zukunft eines Unternehmens. Doch viele Ausschreibungen im Bereich Business Intelligence (BI) und Data Analytics bleiben entweder zu vage oder zu technisch – und führen so zu nicht vergleichbaren Angeboten. In diesem Beitrag zeigen wir auf, wie ein modernes RfP aufgebaut sein sollte: mit klarer Struktur, relevanten Bewertungskriterien und konkretem Praxisbezug. Der Fokus liegt auf Lösungen mit Microsoft Power BI, Microsoft Fabric, Azure und Databricks – und den spezifischen Anforderungen von KMUs und Konzernen.
Warum ein strukturiertes RfP für Datenplattformen entscheidend ist
Ein modernes RfP schafft Transparenz: Es gibt internen Stakeholdern Orientierung, erlaubt eine nachvollziehbare Bewertung der Anbieter und reduziert das Risiko strategischer Fehlentscheidungen. Gerade bei komplexen Vorhaben wie dem Aufbau einer modernen Datenplattform ist es entscheidend, sowohl technische als auch organisatorische Aspekte präzise zu erfassen – von Datenquellen über Governance bis hin zum Self-Service Reporting.
Inhalte, die in keinem Datenplattform-RfP fehlen dürfen
1. Projektkontext & Zielbild
Beschreiben Sie den fachlichen Ausgangspunkt und das strategische Zielbild. Wo steht das Unternehmen aktuell? Was soll mit der neuen Plattform erreicht werden? Geht es primär um Reporting mit Power BI, um die Einführung eines Data Lakehouse mit Microsoft Fabric, oder um Machine Learning-Szenarien mit Databricks?
2. Funktionale und technische Anforderungen
Formulieren Sie Muss-, Soll- und Kann-Kriterien klar. Beispiele: Integration von SAP und CRM-Systemen, rollenbasierte Zugriffskonzepte via Azure Active Directory, Data Lineage, DQ-Monitoring, Anbindung an Microsoft Power BI. Achten Sie darauf, realistische Anforderungen zu definieren – und diese entlang konkreter Use Cases zu beschreiben.
3. Architekturrahmen & Technologiepräferenzen
Falls es bereits Präferenzen oder Rahmenbedingungen gibt – z. B. Azure als Cloud-Plattform, Power BI als Visualisierungslösung – sollte das offen kommuniziert werden. Auch Überlegungen zur zukünftigen Plattformstrategie gehören hier hinein.
4. Projektumfang & Liefergegenstände
Was soll konkret geliefert werden? Beispiele: Einrichtung einer Fabric-Umgebung, Aufbau eines Silver/Gold-Modells, Entwicklung von Standard-Dashboards, Schulung der Fachbereiche. Auch der Betrieb und die kontinuierliche Weiterentwicklung sollten berücksichtigt werden – idealerweise im Rahmen eines langfristigen strategischen Begleitmodells.
5. Zeitrahmen & Phasenmodell
Strukturieren Sie das Vorhaben in sinnvolle Phasen: Initialanalyse, PoC, MVP, Skalierung. Vergeben Sie realistische Zeitrahmen, insbesondere wenn interne Ressourcen beteiligt sind.
6. Bewertungskriterien & Gewichtung
Eine klare Bewertungsmatrix erhöht die Vergleichbarkeit der Angebote. Typische Kriterien: technologische Passung, Erfahrung mit ähnlichen Projekten, Supportkonzept, Preisstruktur, methodisches Vorgehen, Projektsicherheit. Geben Sie pro Kriterium eine Gewichtung in Prozent an – etwa: Technologie (30 %), Projektvorgehen (25 %), Preis (20 %), Referenzen (15 %), Team & Kommunikation (10 %).
7. Angebotsstruktur & einzureichende Unterlagen
Geben Sie vor, wie Angebote aufgebaut sein sollen – idealerweise mit Gliederungsvorschlägen. Fordern Sie auch konkrete Projektbeispiele, ein Kernteam mit Profilen und einen Umsetzungsplan an. Das erleichtert die interne Auswertung erheblich.
Template: RfP-Struktur auf einen Blick
- 1. Projektkontext und Zielsetzung
- 2. Fachliche und technische Anforderungen
- 3. Zielarchitektur / Technologieeinschätzung
- 4. Projektumfang & Deliverables
- 5. Zeitplan & Projektstruktur
- 6. Bewertungskriterien mit Gewichtung
- 7. Struktur des Angebots & notwendige Unterlagen
Fazit: Ein gutes RfP vermeidet Missverständnisse – und schlechte Entscheidungen
Ein professionelles Datenplattform-RfP schafft die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Es bringt Fachbereich, IT und externe Anbieter auf eine gemeinsame Linie – und reduziert Missverständnisse, Verzögerungen und spätere Kosten. Ob Sie mit Power BI interaktive Reports realisieren, Microsoft Fabric als zukunftsfähige SaaS-Plattform evaluieren oder mit Databricks skalierbare AI-Anwendungen aufbauen: Ein gutes RfP bringt Klarheit. Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung oder Bewertung eines solchen Dokuments suchen, helfen wir gerne – neutral, erfahren und lösungsorientiert.
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