Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung schreitet auch in der Schweiz voran – doch BI- und Datenplattformprojekte unterscheiden sich in Städten, Kantonen und Bundesämtern grundlegend von jenen in der Privatwirtschaft. Zwischen Datenschutzgesetzen, politischen Entscheidungswegen, heterogener IT-Landschaft und begrenzten Ressourcen braucht es besonderes Projektmanagement. In diesem Beitrag zeigen wir, worauf es bei solchen Vorhaben in Baden, Zürich und der gesamten Deutschschweiz ankommt – praxisnah und lösungsorientiert.
Herausforderung 1: Datenschutz und gesetzliche Anforderungen
Ob DSG oder DSGVO – Projekte mit Cloud-Komponenten wie Microsoft Fabric, Databricks oder Power BI müssen besonders sorgfältig geplant werden. Die Speicherung und Verarbeitung von Personendaten, Protokolldaten oder Nutzungsinformationen unterliegt strengen Regeln. Projektleiter müssen hier nicht nur die technische Seite im Blick haben, sondern auch frühzeitig Datenschutzbeauftragte einbinden, Verträge prüfen und Verantwortlichkeiten klären. Das erhöht die Komplexität – und erfordert klare Projektrollen und Entscheidungswege.
Herausforderung 2: Legacy-Systeme und hybride Architekturen
Viele Verwaltungen arbeiten noch mit gewachsenen Systemlandschaften – inklusive veralteter Datenbanken, proprietärer Schnittstellen und eigenentwickelter Fachanwendungen. Neue Plattformen wie Azure oder Fabric müssen diese Altlandschaften integrieren – ohne den Betrieb zu gefährden. Ein gutes Projektmanagement erkennt früh, wo Integration kritisch wird, schafft Schnittstellenprioritäten und plant entsprechende Migrations- oder Übergangsstrategien ein.
Herausforderung 3: Projektziele und Stakeholder im politischen Umfeld
In Verwaltungen sind nicht nur IT und Fachbereiche beteiligt – auch politische Stakeholder, Budgetverantwortliche oder Datenschutzkommissionen spielen eine Rolle. Das bedeutet: Projektkommunikation muss strategisch geplant sein, Ziele klar formuliert und Zwischenstände transparent kommuniziert werden. Der Projektleiter wird zur Vermittlungsstelle zwischen Technik, Fachlichkeit und Politik – und muss mit unterschiedlichen Erwartungshaltungen souverän umgehen können.
Herausforderung 4: Ressourcenknappheit und Fachkräftemangel
Gerade in kleineren Verwaltungen fehlt es häufig an internen Ressourcen für professionelle Projektleitung, BI-Kompetenz oder Cloud-Architektur. Hier lohnt sich der Einsatz externer Begleitung – etwa im Rahmen eines CDO as a Service oder Projektmanagements auf Zeit. So können wichtige Rollen temporär besetzt und Projekte dennoch professionell gesteuert werden.
Best Practices: So gelingt die Umsetzung in der Verwaltung
- Frühzeitige Risikoanalyse: Identifizieren Sie regulatorische, technische und personelle Risiken zu Projektbeginn.
- Modulares Vorgehen: Planen Sie in Etappen (PoC, MVP, Rollout) statt Big Bang – insbesondere bei Power BI Rollouts oder Fabric-Projekten.
- Interdisziplinäres Projektteam: Kombinieren Sie Fachbereiche, IT, Recht und Datenschutz von Anfang an.
- Strukturierte Kommunikation: Sorgen Sie für regelmässige Statusupdates, klare Entscheidungsgrundlagen und politische Anschlussfähigkeit.
Fazit: Mit professionellem Projektmanagement zur datengestützten Verwaltung
Datengetriebene Projekte in der öffentlichen Verwaltung sind machbar – wenn sie methodisch gut geplant und umgesetzt werden. Zwischen Cloud-Möglichkeiten und rechtlicher Realität braucht es Erfahrung, Struktur und Fingerspitzengefühl. Data Minds Consulting unterstützt Verwaltungen in Baden, Zürich und der ganzen Schweiz mit technologieübergreifendem Know-how – für saubere Prozesse, sichere Architekturen und nachhaltigen Nutzen.
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