Begleitung von Ausschreibungen
Welche Herausforderungen können wir lösen?
Unklare Zielsetzung – Es fehlt das strategische Fundament
Cloud, On-Prem, hybride Plattform, Microsoft oder doch SAP? Ohne klare Strategie wird jede Ausschreibung zum Ratespiel. Wir helfen Ihnen, Ihre Anforderungen präzise zu formulieren, Optionen zu bewerten und eine technische wie wirtschaftliche Zielrichtung festzulegen – bevor Angebote eingeholt werden.
Unvergleichbare Angebote – Äpfel mit Birnen vergleichen
Jeder Anbieter liefert die Antworten anders. Umfang, Sprache und Tiefe sind kaum vergleichbar. Wir standardisieren die Rückmeldungen, entwickeln nachvollziehbare Bewertungskriterien und schaffen Transparenz – damit Sie fundiert entscheiden können.
Technische Überforderung – Die IT versteht es, der Fachbereich nicht
Zu viele Details, zu wenig Orientierung. Wir übersetzen Technik in Klartext und sorgen dafür, dass sowohl Fachbereiche als auch die IT verstehen, worum es wirklich geht – und worauf es bei der Auswahl ankommt.
Versteckte Risiken – Das Angebot klingt gut, ist aber nicht realistisch
Manche Anbieter versprechen das Blaue vom Himmel. Wir prüfen die Machbarkeit kritisch, analysieren Aufwände, Budgets und Schnittstellen und bringen unsere Projekterfahrung ein – damit Sie am Ende kein böses Erwachen erleben.
Das richtige Ausschreibungs-Setup – Objektiv, strukturiert, wirksam
Nicht jede Ausschreibung braucht 200 Seiten Lastenheft. Und nicht jeder Anbieter kann alles leisten. Wir wählen den passenden Ansatz für Ihre Situation – sei es eine klassische RfP-Runde, ein moderierter Auswahlprozess mit Proof of Concept oder eine agile Vergleichsbewertung. Unser Setup schafft Klarheit, reduziert Aufwand und stellt sicher, dass Sie am Ende nicht nur eine Lösung, sondern die beste Wahl treffen.
So funktioniert's
Anforderungen und Strategie klären
In einem initialen Gespräch erfassen wir Ihre Zielsetzung, Rahmenbedingungen und bestehende IT-Landschaft. Daraus leiten wir gemeinsam eine klare Ausschreibungsstrategie ab, inklusive Scope und Zielbild.
Ausschreibungsunterlagen erstellen und Anbieter evaluieren
Wir unterstützen bei der Erstellung von RfP-Dokumenten, formulieren strukturierte Fragen, Anforderungen und Bewertungskriterien – und begleiten Sie bei der qualifizierten Auswahl und Bewertung der Anbieterantworten.
Entscheidungsvorlage und Empfehlung aufbereiten
Am Ende verdichten wir alle Informationen in einer fundierten Entscheidungsgrundlage: verständlich, objektiv und mit klarer Empfehlung. Auf Wunsch moderieren wir auch Präsentationen oder PoCs – immer mit dem Ziel, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
FAQ – Begleitung von Ausschreibungen im Datenumfeld
Wann lohnt sich eine externe Begleitung bei einer BI- oder Daten-Ausschreibung?
Sobald technologische Unsicherheiten bestehen oder mehrere Anbieter verglichen werden sollen, zahlt sich externe Unterstützung aus. Gerade KMU in der Deutschschweiz profitieren davon, wenn Anforderungen professionell formuliert, Bewertungskriterien strukturiert definiert und Anbieter auf Augenhöhe verglichen werden. Wir von Data Minds begleiten Sie standortnah ab Baden oder Zürich.
Welche Leistungen übernimmt Data Minds bei der Ausschreibungsbegleitung konkret?
Wir übernehmen die komplette RfP-Planung: Zielbilddefinition, Anforderungskatalog, Anbieterrecherche, Bewertungsmatrix und Moderation von Präsentationen. Optional erstellen wir Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsleitung. Unsere Arbeit ist technologieunabhängig und praxisnah – auf Ihre Unternehmensgröße abgestimmt.
Wie lange dauert eine typische Ausschreibungsbegleitung?
Je nach Projektumfang dauert eine Ausschreibung 4 bis 10 Wochen. In dieser Zeit führen wir strukturierte Workshops, erstellen die Unterlagen und begleiten aktiv die Auswahlprozesse. Für KMU in der Region Baden, Zürich und der restlichen Deutschschweiz bieten wir ein kompaktes, ressourcenschonendes Vorgehen.
Unterstützt ihr auch bei öffentlichen Ausschreibungen (nach BöB/VöB)?
Ja. Wir kennen die Anforderungen an formale Ausschreibungen nach öffentlichem Recht. Unsere Stärke liegt darin, komplexe Technologieanforderungen verständlich und korrekt zu formulieren – egal ob Power BI, Microsoft Fabric oder Azure. Wir achten dabei strikt auf vergaberechtskonforme Kommunikation.
Können wir die Ausschreibung intern umsetzen und nur punktuell Unterstützung holen?
Selbstverständlich. Wir bieten auch modulare Unterstützung – etwa für Zielbild-Workshops, technische Bewertung oder Anbieterinterviews. Besonders KMUs mit eigener IT profitieren davon, wenn punktuell Fach-Know-how eingebunden wird, ohne gleich das ganze Projekt auszulagern.
Wie helfen Sie uns, die richtige Technologie (z. B. Power BI vs. Fabric vs. Databricks) zu evaluieren?
Wir führen technologieunabhängige Assessments durch und vergleichen Plattformen anhand Ihrer konkreten Use Cases, Budgetrahmen und IT-Landschaft. Unsere Empfehlungen basieren auf Projekterfahrung mit Schweizer KMUs – nicht auf Partnerschaften mit Anbietern.
Was kostet eine professionelle Ausschreibungsbegleitung durch Data Minds?
Die Kosten hängen vom Umfang und der Tiefe der Begleitung ab. Für KMUs mit überschaubaren Anforderungen bieten wir transparente Pauschalen oder flexible Stundenpakete. Eine erste Einschätzung inklusive Zeitplan erhalten Sie kostenlos im Erstgespräch – direkt aus Baden oder via Online-Termin.
Was unterscheidet Ihre Dienstleistung von klassischen IT-Beratungen?
Wir sind keine Verkäufer von Software oder Implementierungspartner. Unsere Rolle ist 100 % neutral. Wir denken aus Unternehmenssicht und begleiten strategisch, nicht operativ. Das schafft Vertrauen – gerade bei Projekten, bei denen langfristige Technologieentscheidungen getroffen werden müssen.
Welche Branchen oder Firmengrößen betreuen Sie typischerweise?
Unsere Kunden sind überwiegend mittelständische Unternehmen aus Industrie, Energie, Handel und öffentlicher Verwaltung. Ob 50 oder 500 Mitarbeitende – entscheidend ist der Wille, datenbasiert zu arbeiten und die passende Lösung strukturiert auszuwählen.
Gibt es Vorlagen oder Best Practices, auf die wir zurückgreifen können?
Ja. Wir bringen erprobte Templates mit: von RfP-Strukturen über Gewichtungstabellen bis zu Präsentationsfolien für die Geschäftsleitung. Diese werden individuell angepasst – nicht von der Stange, aber effizient. So sparen Sie Zeit und vermeiden typische Fehler.
